Каждое дело пронумеровано и отмечено двумя датами – когда заведено и когда закрыто. Если не закрыто, но попало в архив, дата идет одна: вместо второй – жирный прочерк. Фиксируются номера и даты сразу в трех ежегодных журналах, там же коротко, в одну строку, указывается суть дела. Пример: «Кража кассы в лавке у купца Тотто Нелгиса его приказчиком Шиумой Воссом». Один журнал хранится в архиве префектуры, второй – в личном архиве префекта, третий – в архиве наблюдательного совета при наместнике провинции. Если вдруг у архивариуса по журналу запросят дело, а он его не найдет, ему не поздоровится. Скрыть пропажу дела затруднительно – для этого придется получить доступ к журналам префекта и совета.